Czy to koniec plików PDF?

Jaka przyszłość czeka dokumenty?

Z badań przeprowadzonych przez International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) wynika, że nieefektywne zarządzanie umowami kosztuje przedsiębiorstwa aż 9% ich rocznych przychodów. Taki wynik jest bez wątpienia znaczącym obciążeniem dla każdej organizacji. Natomiast biorąc pod uwagę z reguły niskie marże polskich przedsiębiorstw, wykorzystanie nowych technologii oraz usprawnienie procesów biznesowych, staje się dla tych firm wyzwaniem wręcz egzystencjalnym. 

Powodem ponoszenia tak wysokich kosztów są najczęściej: niedotrzymywanie terminów umownych, naruszenie zgodności przepisów, trudności w wyszukiwaniu danych oraz odpowiedzialność za błędy wynikające z przetwarzania umów w formie tradycyjnej - dokumentu papierowego lub dokumentu PDF.

Zatem rodzi się pytanie, czy obecne technologie nie mogą zaproponować czegoś lepszego? 

Portable Document Format (PDF) – czyli format dokumentu przenośnego został stworzony przez firmę Adobe w 1993 roku i dzięki swojej - jak na tamte lata - innowacyjności, stał się z dnia na dzień standardem rynkowym.   

Jednak z perspektywy zmian technologicznych, które miały miejsce na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat (cyfryzacja procesów, internet, smartfony), PDFy wydają się być nieadekwatnym formatem w obliczu nowych wyzwań.

Wielostronicowe umowy, nieważne czy na papierze czy w PDF, prezentują w sobie te same wąskie gardła: czasochłonne przeszukiwanie treści oraz niespójne dane w umowach, aneksach i załącznikach. Zaletą w stosunku do “papieru” są niewątpliwie technologie, które umożliwiają szybsze wyszukiwanie tekstu, ekstrakcję danych, ułatwienia w dostępności dla osób niepełnosprawnych - jednakże każde z tych rozwiązań to czas i pieniądze. Dlatego wielu ekspertów przewiduje, że tradycyjne dokumenty prawne - takie, jakimi się na co dzień posługujemy - znikną z obrotu gospodarczego w ciągu następnej dekady.

Inteligentne, ożywione dokumenty

Coraz więcej firm zaczyna zdawać sobie sprawę z korzyści płynących z digitalizacji swoich najważniejszych aktywów, jakim są umowy. Trendy oraz analizy na ten temat pokazują, że tzw. smart contracts, czyli inteligentne umowy staną się w niedalekiej przyszłości nową obowiązującą normalnością. 

Dziś pomimo tego, że rzeczywiste wykorzystanie inteligentnych umów prawnych jest wciąż w początkowej fazie, idea ta przedostała się do mainstreamu i za sprawą takich technologii jak AI oraz Blockchain stała się swoistym “modnym hasłem”. 

Czym zatem inteligentne dokumenty odróżniają się od swoich tradycyjnych odpowiedników?  

Inteligentne kontrakty to tak naprawdę tylko “bloki” kodu komputerowego, w którym zapisane są warunki umowy. Zmiana paradygmatu polega na tym, iż zamiast tradycyjnego dokumentu w formie papierowej, czy jako PDF, mamy wyłącznie zestaw kluczowych danych, które mają znaczenie dla stron umowy.

Korzyści wynikające z takiego rozwiązania są oczywiste: 

• Wzrost bezpieczeństwa transakcji oraz gwarancja spełnienia warunków umów poprzez cyfrową i niezależną kontrolę
• Zwiększenie szybkości transakcji poprzez automatyzację “samo-wykonujących” się umów
• Możliwości integracji dokumentów prawnych z zewnętrznymi systemami, co umożliwia przepływ aktualnych i poprawnych danych w czasie rzeczywistym
• Aneksowanie umowy poprzez zmianę konkretnych zapisów, bez potrzeby generowania skomplikowanych aneksów
• Pewność obrotu i zmian danych dzięki osadzeniu w rejestrach typu Blockchain,
• Eliminacja praktycznie wszystkich manualnych i rutynowych czynności związanych z wygenerowaniem dokumentów, wydrukiem, wysyłką oraz wersjonowaniem

Mówiąc w uproszczeniu - inteligentne umowy są przede wszystkim odpowiedzią na potrzeby wynikające z przyspieszenia, jakie zostało spowodowane transformacją cyfrową. Są krokiem do automatyzacji kolejnego aspektu naszego życia - zawierania i egzekwowania umów. Krokiem, który z pewnością nas czeka, jeśli świat nie zwolni. 

Czy należy się bać inteligentnych umów? 

Działanie inteligentnych umów można porównać do automatu biletowego: Taki automat jest wstępnie zakodowany z zestawem reguł “jeśli/to”. Gdy warunek jest spełniony - na przykład, ktoś wrzuca złotówkę do automatu - automat wykonuje pożądane działanie - drukuje i wydaje bilet. To pokazuje, że podstawowa idea, która towarzyszy inteligentnym umowom nie jest wcale nowa, przez co nie należy się ich działania obawiać, bo to zwyczajnie bardziej wydajny, bezpieczny i dokładny sposób zawierania transakcji. 

Wyzwaniem na przyszłość pozostaje stworzenie międzynarodowych ram prawnych, które uregulują i ograniczą potencjalne ryzyka, takie jak mechanizmy zatrzymywania oraz odwracania niepożądanych lub błędnych łańcuchów transakcji. 

Jaka czeka nas przyszłość? 

W przyszłości inteligentne umowy z pewnością zostaną wykorzystane do poszczególnych transakcji, co przełoży się na zwiększenie pewności wywiązywania się z umów. Wyobraźmy sobie np. umowę z towarzystwem ubezpieczeniowym, która zakłada, że jeśli wystąpi konkretne zdarzenie i warunek umowy zostanie spełniony, nasz kontrahent automatycznie uwolni środki w ramach np. odszkodowania. 

W przypadku tradycyjnych umów nie mamy takiej gwarancji, co często prowadzi do długich i kosztownych procesów sądowych. 

Najprawdopodobniejszym scenariuszem jest jednak współistnienie kodowanych inteligentnych umów z ich tekstowymi odpowiednikami - w formie cyfrowej kopii zapasowej.

Co więcej, na pewno nie zniknie zawód prawnika, którego rolą będzie tłumaczenie  stronom umowy implikacji warunków umowy oraz obrona w sytuacjach spornych, jak i zagwarantowanie, że essentialia negotii są obecne w umowie. 

Podsumowując, dla przeciętnego Kowalskiego inteligentne umowy to możliwość zawierania umów z każdego miejsca na ziemi, gwarancja tego, że kontrahent wywiąże się z postanowień umownych oraz permanentny dostęp do swoich umów na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu.

Taka zmiana pozwoli nam wszystkim zaoszczędzić swój cenny czas i nerwy (ten, kto aneksował umowę o dostawę energii elektrycznej, wie o czym mowa) a dodatkowo pozbywając się papieru, uchronimy lasy, zaoszczędzimy wodę i zadbamy o nasz klimat. 

Chyba nie taka zła ta przyszłość...