Czym jest automatyzacja przepływu pracy?

Automatyzacja przepływu pracy to proces, w którym dzięki wykorzystaniu oprogramowania informatycznego przepływ zadań, dokumentów oraz informacji związanych z naszą pracą odbywa się niezależnie i w sposób skoordynowany. Mówiąc w uproszczeniu, aplikacja komputerowa może wykonywać za nas manualne procesy biznesowe takie jak obieg korespondencji lub ścieżki akceptacji treści dokumentów.

Wdrożenie systemu do automatyzacji przepływu pracy (ang. workflow automation) nie tylko zwiększa efektywność naszej pracy, ale również przyczynia się do usprawnienia naszych relacji biznesowych z naszymi kontrahentami oraz klientami. 

Etapy automatyzacji procesów  

Automatyzacja obiegu dokumentów oraz procesów stała się ważnym filarem transformacji cyfrowej, która ma realny wpływ na poprawę konkurencyjności danego przedsiębiorstwa. Dlatego też coraz więcej organizacji decyduje się na transformację cyfrową swoich procesów. rzyjrzymy się standardowym etapom wdrożenia automatyzacji w organizacjach: 

Pierwszym krokiem jest identyfikacja potrzeb, wąskich gardeł oraz analiza powtarzających się procesów, które są szczególnie podatne na błędy ludzkie i przez to generują dodatkowe koszty. Są to procesy takie jak m.in. zawieranie umów, wysyłanie i realizacja ofert, tworzenie raportów księgowych itp.

Przed wdrożeniem systemu informatycznego należy jednak dokładnie zbadać, czy automatyzacja procesów wewnątrz naszej organizacji pozwoli osiągnąć postawione sobie cele biznesowe. Ten krok wymaga dogłębnej znajomości operacji biznesowych. Pominięcie tego etapu może pogłębić i uwidocznić strukturalne nieefektywności w naszej organizacji.

Kolejnym krokiem powinien być wybór optymalnych narzędzi do automatyzacji przepływu pracy. Organizacja może zlecić wytworzenie takiego rozwiązania "pod klucz", albo zakupić licencję już istniejących na rynku narzędzi np. w modelu SaaS (Oprogramowanie jako Usługa). Obecnie rynek oferuje na tyle szeroką gamę oprogramowania, że dla większości firm stworzenie swojego narzędzia od podstaw jest nieopłacalne. Należy w tym miejscu również zwrócić uwagę na często pomijany fakt, iż głównym kryterium wyboru narzędzi informatycznych jest konieczność osiągnięcia wcześniej zdefiniowanych celów biznesowych. 

Trzecim krokiem jest oswojenie i przeszkolenie pracowników w zakresie nowego oprogramowania informatycznego. Osoby odpowiedzialnie za wdrożenia takich narzędzi powinny w sposób przystępny i obrazowy tłumaczyć korzyści wynikające z zastosowania takiego rozwiązania. 

Po wdrożeniu rozwiązania i automatyzacji procesu konieczny jest jego ciągły monitoring, ewaluacja i optymalizacja. Jak cała transformacja cyfrowa, zmiany są procesem ciągłym, polegającym ulepszeniom wraz z coraz to nowszymi narzędziami i usprawnieniami. Warto dodać, że w przypadku zdecydowania się na istniejące narzędzia SaaS - dostawcy sami monitorują najnowsze trendy, ulepszając rozwiązania bez konieczności ich ręcznej instalacji czy aktualizacji.

Automatyzacja cyklu życiowego umów 

Wiele firm korzysta już z systemów do automatyzacji np. marketingu (CRM) albo planowania zasobów w przedsiębiorstwie (ERP). W ostatnim czasie coraz bardziej popularne stają się narzędzia do automatyzacji procesów związanych z umowami (Contract Lifecycle Management - CLM). Są to aplikacje które pozwalają na generowanie, negocjowanie, podpisywanie i zarządzanie umowami w jednym zautomatyzowanym i cyfrowym przepływie pracy. Zastosowanie takiego narzędzia pozwoli na integrację wszystkich procesów w jeden zsynchronizowany ekosystem. Wyobrazić można sobie taki ekosystem w następujący sposób: 

1. system CRM generuje ofertę, w której znajdują się dane potencjalnego kontrahenta, 
2. system CLM importuje automatycznie dane z oferty i generuje gotową do podpisu umowę, 
3. system ERP sczytuje następnie wszystkie kluczowe dane umowne i w ten sposób tworzy np. faktury lub inne dokumenty księgowe.  

Warto zatem wybierać takie narzędzia, które można szybko i bez znaczących nakładów finansowych zintegrować z już istniejącymi systemami w naszej organizacji.  

Wdrożenie i integracja systemu do automatyzacji cyklu życiowego umów przełoży się na wzrost rentowności dzięki osiągnięciu następujących korzyści:  

• oszczędność czasu 
• przyspieszenie zawierania umów, dzięki czemu można ich zawierać więcej i szybciej, 
• przełożenie na wzrost sprzedaży,
• redukcja kosztów jednostkowych umowy = redukcja kosztów obsługi klienta, 
• mniejsze wydatki na compliance i audyty prawne umów.

Znaczenie i korzyści automatyzacji przepływu pracy 

Celem nadrzędnym powinno być dążenie do optymalizacji możliwie wszystkich procesów w naszej organizacji, aby zredukować związane z nimi koszty lub zwiększyć generowane przychody. Oprócz już wspomnianego wzrostu efektywności oraz dokładności naszej pracy, automatyzacja przepływu pracy pozwala ponadto osiągnąć następujące korzyści:   

• większa transparentność: wdrożenie systemu do automatyzacji obiegu dokumentów i procesów pozwala zwiększyć widoczność oraz dostępność istotnych informacji; 
• sprawna komunikacja: wydajne oraz transparentne procesy pozwalają zespołom na bardziej precyzyjną komunikację, a przez to lepszą i szybszą współpracę; 
• lepsza obsługa klienta: cyfrowe i zautomatyzowane narzędzia skracają czas reakcji na zapytania naszych klientów i kontrahentów; 
• wyższa jakość usługi/ produktu: eliminacja błędu ludzkiego oraz zwiększenie zaangażowania naszych kontrahentów pozwala zwiększyć jakość naszych usług i produktów;  
• większa satysfakcja pracowników: Zautomatyzowane oraz cyfrowe procesy ograniczają potrzebę wykonywania nudnych i powtarzalnych zadań. 

Automatyzacja przepływu pracy to proces ciągły i pojawiający się w coraz większej ilości obszarów. Najlepsze są takie rozwiązania, które pomagają pozbyć się wąskich gardeł, ryzyka, pozwalają zaoszczędzić czas, a jednocześnie nie generują dodatkowych problemów. Odpowiednio dobrane narzędzie to szansa na przyspieszenie procesów, więcej zadowolonych pracowników i gotowość na przyszłość.

Podziel się Twoją opinią na office@pactt-technology.com