Czym jest inteligentna analiza umów?

Wstęp 

Umowy są porozumieniami pomiędzy uczestnikami obrotu gospodarczego, które stanowią ramy dla prowadzenia przez nich działalności gospodarczej. Tym samym okresowa ocena procesów biznesowych i operacji w oparciu o treść zawartych umów w danym przedsiębiorstwie pozwala zespołom zrozumieć, co działa, a co nie. Jednakże w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz przedmiotu jego działalności, konkretny podmiot może być stroną dużej ilości umów. Największym wyzwaniem, jakie pojawia się w przypadku ręcznej analizy umów, jest czynnik temporalny. Łączenie ogromnych ilości tekstu może trwać bowiem wiele godzin lub dni roboczych, co generuje dla przedsiębiorstwa dodatkowe koszty i ryzyko popełnienia błędu. Z tego względu istnieje ryzyko, że analiza umów przez zespoły złożone z ludzi może okazać się zbyt czasochłonna i kosztowna. Jednocześnie koszt alternatywny związany z rezygnacją z analizy umów może okazać się w długim okresie zbyt wysoki dla przedsiębiorstwa. Może ono bowiem utracić szansę na analizę swoich zachowań biznesowych oraz sytuacji rynkowej. Rozwiązaniem powyższego problemu wydaje się wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) w celu automatyzacji procesu analizy umów. W ciągu ostatnich kilku lat, oprogramowania służące do analizy kontraktów stały się powszechnym rozwiązaniem, którego klienci coraz częściej oczekują i wymagają. Jednak pomimo tego wzrostu popularności, zarówno profesjonaliści jak i ich klienci często źle rozumieją podstawy działania tej technologii. Co więcej w Polsce korzystanie z inteligentnej analizy umów nie jest jeszcze powszechną praktyką. Nie ma jednak wątpliwości, że inteligentna analiza umów już wkrótce może stać się standardem. W następnym rozdziale artykułu przedstawione zostaną zasady działania platform umożliwiających analizę umów w czasie rzeczywistym, a także płynące z niej potencjalne korzyści dla podmiotu korzystającego z takich rozwiązań. 

Zastosowanie AI do analizy umów – zasady działania i korzyści dla organizacji 

Inteligentna analiza umów jest procesem polegającym na wykorzystaniu sztucznej inteligencji (AI) w celu oceny, zarządzania  zawieranymi kontraktami. Istotę sztucznej inteligencji wykorzystywanej do takich działań najlepiej oddaje prosta definicja AI zaproponowana przez Komisję Europejską. Zgodnie z nią sztuczna inteligencja to to zbiór technologii łączących dane, algorytmy i moc obliczeniową. Kluczowym elementem AI wykorzystywanego do analizy umów, który pozwala na jego implementację w środowisku prawniczym, jest jego zdolność do uczenia się, polegająca na przetwarzaniu danych wejściowych (treści umów). W ten sposób konkretny program rozpoznaje zależności w umowach, potrafi ocenić ich prawidłowość nie tylko pod względem formalnym, ale jest również w stanie wykryć niektóre problemy merytoryczne. Przykładowo dzięki wdrożeniu AI do procesu analizy umów można bardzo szybko między innymi:  

• identyfikować powiązania między umowami, kontrolować ich wersje; 
• wyszukiwać konkretne informacje w dokumentach lub umowach; 
• usprawnić proces przeglądu umów; 
• zapewnić standaryzację wyglądu i treści umowy; 
• rozpoznawać wcześniej określone, niekorzystne postanowienia umowy; 

• rozpoznawać ryzyka w umowach; 
• identyfikować potencjalne problemy prawne, sporne elementy; 
• wykrywać sprzeczności pomiędzy treścią umów; 
• sprawdzać czy umowy zawierają odpowiednie klauzule np. obowiązek informacyjny z RODO 

W przypadku wykrycia jakichkolwiek nieścisłości, problemów, których oprogramowanie nie jest w stanie samo rozwiązać taki system może szybko poinformować zespół prawników, aby mogli podjąć oni szybko odpowiednie kroki w celu, aktualizacji i skontaktowania się ze stronami umowy.  

Podsumowanie 

Inteligentna analiza umów stanowi niewątpliwie ciekawe narzędzie, które skutecznie usprawni codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw w obrocie prawnym. Warto też zauważyć, że wdrożenie inteligentnej analizy umów nie sprawi, że osoby odpowiedzialne za compliance w przedsiębiorstwie stracą kontrolę nad zarządzaniem dokumentami. Zyskają one natomiast cenne narzędzie, które zdecydowanie ułatwi im pracę. Jednakże przedsiębiorstwa, które zdecydują się na wprowadzenie takiego rozwiązania w swojej strukturze organizacyjnej będą musiały wziąć pod uwagę możliwe problemy prawne związane z przetwarzaniem danych osobowych zawartych w umowach w ten sposób. Jest to jednak temat na osobny artykuł.