Jak umowy online mogą usprawnić pracę w marketingu?

W zależności od branży, umowy mogą stanowić znaczną lub niewielką część procesów zachodzących w przedsiębiorstwach. W tym artykule skupimy się na branży online marketingu w której proces zawierania umów zachodzi z klientami lub współpracownikami. Jakie wyzwania zachodzą w trakcie zarządzania umowami i jak można je usprawnić za pomocą umów online?  

Weźmy za przykład firmę z branży influencer marketingu. Kampanie marketingowe wiążą się z jedną umową z klientem, oraz umowami z influencerami na konkretną kampanię. Wzór takiej umowy jest najczęściej stały i zmieniane są tylko podstawowe dane. Jednak z każdym klientem wypełniane są wszystkie informacje – zarówno klienta, jak i poszczególnych zleceniobiorców – influencerów. Przyjrzyjmy się teraz jak do tej pory wyglądał proces zawierania umów? Załóżmy, że do konkretnej kampanii musimy podpisać umowy z 150 influencerami na raz.   Dane trzeba przepisać bez błędów lub wysłać umowę do wypełnienia przez kontrahenta. Następnie umowę taką trzeba podpisać, drukując właściwą wersję i wysyłając pocztą (albo – co niektórzy również uznają – wysyłając skan podpisanej umowy).  

W przypadku każdej kampanii lub projektu proces ten powtarza się, zmuszając do tych samych czynności i powodując te same błędy. To trwa.   

Tymczasem umowy online mogą ten proces nie tylko usprawnić, ale również zwiększyć bezpieczeństwo. Po pierwsze – nie potrzeba fizycznego egzemplarza, żeby wykazać autentyczność podpisu. Zamiast skanu (który i tak jest tworzony i często rozsyłany pomiędzy stronami umowy), mamy prawnie wiążący dokument elektroniczny, który nie zniknie ze skrzynki mailowej lub innego miejsca, może być dowolnie kopiowany (w umowach elektronicznych w praktyce nie występuje umowa w „egzemplarzach”, ponieważ każdy dokument zawiera w sobie te same dane podpisu).  

Kolejnym usprawnieniem jest szybkie przygotowanie i wysyłka umowy do kontrahenta. Korzystając z nowoczesnych narzędzi do zarządzania umowami (takich jak np. platforma Pactt), cały proces podpisania umowy odbywa się od początku do końca w jednym miejscu. Nie ma potrzeby sprawdzać skrzynki pocztowej lub czekać na listonosza z podpisanym egzemplarzem. Podpisanie umowy jest sygnalizowane automatycznie, co jest narzędziem praktycznym zarówno dla działów handlowych jak i HR (a koniec końców i Zarządu). Aneksowanie jest równie proste – opierając się na „żywych” umowach, nie potrzeba przepisywać danych kontrahenta do aneksu, ponieważ system sam wie, które należy zaczytać. 

Wracając do influencer marketingu, kampanie te często charakteryzują się dużą ilością umów zawieranych w tym samym momencie. Pomagają w tym takie funkcje jak masowe generowanie umów w oparciu o plik CSV. Obecnie tworzone programy o otwartym API (czyli interfejsie, przez który można zintegrować inne narzędzia) w łatwy sposób mogą połączyć się z systemem CRM (Customer Relationship Management) wykorzystywanymi w firmach, co pozwala oszczędzić godziny spędzone na wprowadzaniu danych do umowy.  

Dodatkowo, nie ma potrzeby instalować dodatkowych narzędzi – rozwiązania „SaaS” pozwalają na rozpoczęcie korzystania z rozwiązań natychmiast po utworzeniu konta. 

Czy to bezpieczne?  

Współczesne rozwiązania przykładają dużą wagę do bezpieczeństwa wiedząc, że to na tym bezpieczeństwie opiera się zaufanie. Dostęp do systemu mają tylko osoby uprawnione, a dodatkowo odpowiednim pracownikom wydzielić można niektóre wzory, zachowując bezpieczeństwo obiegu danych osobowych w Twojej organizacji. Z kolei podpis elektroniczny wydawany jest tylko podmiotom, które spełnią określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.  

Czy podpis elektroniczny można zastosować do każdej umowy?  

Podpis elektroniczny można wykorzystać przy większości umów zawieranych w obrocie gospodarczym, i tak zawarta umowa będzie wiążąca. Natomiast dla umów, które wymagają dla swojej ważności (lub dla spowodowania określonych skutków) formy pisemnej, jak np. umowa o przeniesienie praw autorskich (co jest częste w marketingu), podpis kwalifikowany jest równoważny formie pisemnej i tak podpisany dokument spełnia wszelkie wymogi tej formy. Podpis kwalifikowany dostępny jest u wybranych, certyfikowanych dostawców (podpis kwalifikowany umożliwia między innymi Autenti, które jest bezpośrednio zintegrowane z platformą Pactt). 

Podsumowując, obecne narzędzia umożliwiają zarządzanie umowami całkowicie bez papieru i nawet bez tradycyjnego obiegu załączników w mailu. W branży marketingowej, której głównym ośrodkiem działania stał się Internet – jest on bowiem największym medium reklamowym w Polsce (co nie powinno być żadnym zaskoczeniem) – elektroniczne umowy świetnie się sprawdzają. 

Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu, a także przetestowania naszego demo!